電子定款の作成について

新しく会社を設立する際には、会社の目的や執行業務、役員の位置づけなどを記録した定款を作成して届け出をしなければなりません。

従来は、書面による定款しか認められていませんでしたが、2007年(平成19年)からはコンピュータで作成した電子データによる定款も認められることになります。これを電子定款と呼んでいます。電子定款を作成するためには、まず元になる文書をパソコンで作成します。この文書をPDFファイルに変換するのですが、ファイルに電子署名を埋め込む必要があるため、その機能があるソフトを使用しなければなりません。

また、一度提出すると修正や再提出には手間がかかるので、PDFファイルに変換する前に、一度法務局か公証役場に持参して確認してもらった方が安心です。確認ができたら電子署名を埋め込んだPDFファイルを作成します。電子署名をするためには、事前に居住する市町村の窓口で電子証明書を交付してもらっておかなければなりません。マイナンバーなどを記録した個人番号カードに電子証明書を記録してもらい、この電子証明書を使って電子署名をすることになります。

公的個人認証サービスに対応したICカードリーダライタを準備し、個人番号カードに保存された電子証明書を読み込みます。そして、法務省が無償配布しているPDF署名プラグインソフトを用いて保存した電子署名を電子定款に埋め込み、完成したデータを送信します。これで電子定款作成は完了です。このように電子定款を作成するには、デジタル処理の作業を行わなければならないので、こうした作業を苦手としている方は、作業を代行してくれる会社もあるので、処理を依頼することも可能です。

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